„Je mehr Notar, desto weniger Richter“

Mit diesen Worten definierte ein berühmter Jurist (Carnelutti) die wesentliche Funktion des Notars (d. h. die wichtigste Tätigkeit, die das Gesetz dem Notar anvertraut).

Dies bedeutet, dass der Notar seine Aufgabe – d. h. die Feststellung und Auslegung der Absichten der Vertragsparteien (d. h. der Personen), die einen Vertrag abschließen, sowie die Formulierung der relevanten Klauseln in rechtmäßiger und klarer Weise – umso weniger Rechtsmittel benötigt (d. h. umso geringer ist das Risiko, dass die notarielle Urkunde Anlass zu Rechtsstreitigkeiten gibt). Aus diesem Grund darf der Notar keine Dokumente entgegennehmen, die gesetzlich ausdrücklich verboten sind (Artikel 28 des Notargesetzes), und er ist verpflichtet, die Identität der Parteien festzustellen (Artikel 49 des Notargesetzes) und sich persönlich von ihren Absichten zu überzeugen (Artikel 47 des Notargesetzes).

Hierbei handelt es sich um besonders strenge Verpflichtungen, deren Nichteinhaltung neben der zivilrechtlichen Haftung auch Disziplinarmaßnahmen gegen den Notar (der suspendiert und in den schwerwiegendsten Fällen entlassen werden kann) sowie eine strafrechtliche Haftung (wegen Urkundenfälschung) nach sich ziehen kann. Der Notar ist ein öffentlicher Beamter, der dazu bestellt ist, Urkunden zwischen Lebenden (z. B. Verkäufe, Tauschgeschäfte, Teilungen, Hypotheken usw.) und Testamente entgegenzunehmen, ihnen öffentliches Vertrauen zu verleihen, sie aufzubewahren und Kopien, Bescheinigungen (z. B. Zusammenfassungen) und Auszüge (z. B. Teilkopien) auszustellen (Artikel 1 des Notargesetzes).

Eine notarielle Urkunde ist ein öffentliches Dokument, da der Notar befugt ist, ihr öffentliche Glaubwürdigkeit zu verleihen (er ist somit ein Amtsträger). Als solches hat sie eine besondere Rechtswirkung: Was der Notar in der notariellen Urkunde bescheinigt (z. B. dass er das Dokument vor den Parteien verlesen hat oder dass eine Person vor ihm eine Erklärung abgegeben oder unterzeichnet hat), stellt einen vollständigen Beweis dar (d. h., es muss auch von einem Richter als wahr angesehen werden), sofern nicht das Verbrechen der Urkundenfälschung nachgewiesen wird.

Das Gesetz verlangt eine notarielle Beurkundung für jene Urkunden und Verträge, bei denen es die Rechtmäßigkeit, Identität der Parteien und Übereinstimmung mit ihrem Willen in größtmöglichem Maße gewährleisten möchte, da es ihnen eine größere Bedeutung beimisst: – aufgrund ihres wirtschaftlich-sozialen Inhalts oder ihrer Komplexität (z. B. Kaufverträge, Teilungen, Hypotheken und andere Immobilienverträge, Gründungsurkunden von Handelsgesellschaften und Satzungsänderungen, Gründungen von Vereinen mit Rechtspersönlichkeit usw.); – aufgrund ihrer Auswirkungen auf den Familienstand einer Person (z. B. Anerkennung eines leiblichen Kindes); – aufgrund des öffentlichen Interesses an der freien Willensäußerung einer Person und ihrer präzisen Übersetzung in die Rechtssprache (z. B. Testamente, Schenkungen).

Ein Notar ist ein öffentlicher Beamter, der dazu bestellt ist, Urkunden zwischen Lebenden (z. B. Verkäufe, Tauschgeschäfte, Teilungen, Hypotheken usw.) und Testamente (z. B. Testamente) entgegenzunehmen, ihnen öffentliche Glaubwürdigkeit zu verleihen, sie aufzubewahren und Kopien, Bescheinigungen (z. B. Zusammenfassungen) und Auszüge (z. B. Teilkopien) auszustellen (Artikel 1 des Notargesetzes).

Eine von einem Notar erstellte Urkunde ist ein öffentliches Dokument, da der Notar befugt ist, ihr öffentliches Vertrauen zu schenken (er ist daher ein Amtsträger), und als solches hat sie eine besondere Rechtswirkung: Was der Notar in der notariellen Urkunde bezeugt (z. B. dass er das Dokument vor den Parteien gelesen hat oder dass eine Person vor ihm eine Erklärung abgegeben oder unterzeichnet hat), stellt einen vollständigen Beweis dar (d. h., es muss als wahr angesehen werden, auch von einem Richter), sofern nicht das Verbrechen der Urkundenfälschung nachgewiesen wird.

Das Gesetz verlangt eine notarielle Beurkundung für jene Urkunden und Verträge, bei denen es die Rechtmäßigkeit, die Identität der Parteien und die Übereinstimmung mit ihrem Willen in höchstem Maße gewährleisten möchte, da es ihnen größere Bedeutung beimisst:

• aufgrund ihres wirtschaftlichen und sozialen Inhalts oder ihrer Komplexität (z. B. Kaufverträge, Teilungsverträge, Hypotheken- und andere Immobilienverträge, Gründungsurkunden von Handelsgesellschaften und Satzungsänderungen, Satzungen von Vereinen mit der Absicht, Rechtspersönlichkeit zu erlangen usw.);

• für die Auswirkungen, die sie in Bezug auf den Familienstand einer Person haben (z. B. Anerkennung eines leiblichen Kindes); für das öffentliche Interesse an der freien Willensäußerung einer Person und ihrer präzisen Übersetzung in die Rechtssprache (z. B. Testament, Schenkung).

Die Wahl des Notars muss im gegenseitigen Einvernehmen zwischen den Parteien erfolgen oder, falls keine Einigung erzielt wird, von der Partei, die die Gebühren und die vom Notar verauslagten Auslagen zu zahlen hat.

Bei notariellen Urkunden, an denen öffentliche Stellen oder Banken beteiligt sind, ist es üblich, die Wahl des Notars der anderen Partei zu überlassen, sofern diese die Kosten der notariellen Urkunde nicht trägt, es sei denn, es liegt ein triftiger Grund vor. Die Wahl des Notars sollte nicht von anderen Fachleuten, Immobilienmaklern, Maklern usw. aufgezwungen werden; sie dürfen ihn nur auf Wunsch des Kunden empfehlen. Die Wahl des Notars sollte auf einem Vertrauensverhältnis beruhen.

Generell sollte Folgendes berücksichtigt werden: die Zeit, die der Notar dem Mandanten persönlich widmet, um dessen Wünsche und das angestrebte praktische Ziel zu ermitteln; seine Fähigkeit, den Mandanten zu beraten und anzuleiten, damit Form und Inhalt der notariellen Urkunde seinen Interessen bestmöglich dienen und das gewünschte praktische Ergebnis erzielen; die Art und Weise, wie er seinen Beruf ausübt und sich an Gesetze und Berufsregeln hält; und insbesondere seine Integrität, Sorgfalt und fachliche Vorbereitung sowie die Effizienz seiner Kanzleiorganisation. Die Wahl des Notars sollte nicht allein von den Kosten der notariellen Dienstleistung abhängen.

Die Notargebühr ist relativ starr: Die Gebühr für die Erstellung der notariellen Urkunde variiert nicht, unabhängig vom gewählten Notar. Die Notargebühren und die Kosten für vorbereitende Tätigkeiten und einige nachfolgende Formalitäten nach der notariellen Urkunde können jedoch geringfügig variieren. Die Gebühren für Beratungs- und andere professionelle Dienstleistungen, die nicht direkt mit der notariellen Urkunde zusammenhängen, können ebenfalls variieren, sogar erheblich.

Beim Kostenvergleich ist es wichtig, die Arbeitsweise der verschiedenen Notare und insbesondere die Zeit, die sie für den persönlichen Kontakt mit ihren Mandanten aufwenden, zu berücksichtigen. In jedem Fall ist zu bedenken, dass bei professionellen Dienstleistungen (insbesondere bei komplexeren Fällen) die Kosten nicht das wichtigste Kriterium für die Auswahl sind.

Laut Gesetz ist der Notar lediglich dafür verantwortlich, die Absichten der Parteien zu ermitteln und den Abschluss der Urkunde persönlich zu leiten (Art. 47 des Notargesetzes).

Der Notar muss den Willen der Parteien gründlich und umfassend untersuchen, indem er Fragen stellt und Informationen austauscht, um auch die Gründe und möglichen Änderungen des ihm mitgeteilten Willens zu erfahren (Ehrenkodex, genehmigt vom Nationalen Notarrat am 24.2.1994).

Daher beginnt die Beziehung zwischen Kunde und Notar in der Regel bereits vor der Unterzeichnung und Verlesung der notariellen Urkunde, damit der Kunde seine Absichten umfassend darlegen und der Notar sie verstehen kann. Der Notar ist zudem dafür verantwortlich, die Parteien persönlich bei der Auswahl der Urkunden und Klauseln zu beraten, mit denen der angestrebte praktische Zweck der Parteien am besten erreicht werden kann und gleichzeitig die zwingenden gesetzlichen Bestimmungen (d. h. Bestimmungen, von denen nicht abgewichen werden kann) einzuhalten sind.

Die Ermittlung des Parteiwillens kann auch nach Erhalt der öffentlichen Urkunde bzw. der Beglaubigung der Privaturkunde erfolgen.

Der Notar kann sich im Umgang mit den Parteien der Hilfe von Mitarbeitern bedienen und ist für deren Handlungen verantwortlich, die stets unter seiner Leitung handeln. In jedem Fall kann der Notar die Aufgabe, den Willen der Parteien festzustellen, nicht an Dritte delegieren. Diese haben stets das Recht, ihm ihren Willen persönlich mitzuteilen.

Auch wenn die Urkunde auf Grundlage eines von den Parteien erstellten Entwurfs errichtet wird, sei es einer von ihnen (z. B. ein Bankdarlehensvertrag) oder einer anderen Partei (z. B. eine von einer Zulassungsstelle erstellte Vollmacht), muss der Notar den Parteien den Inhalt und die Rechtswirkungen der Urkunde erläutern und sicherstellen, dass diese dem Willen aller Parteien entsprechen.

Laut Gesetz darf ein Notar niemals im Interesse einer Partei zum Nachteil der anderen handeln: Er kann daher in einen Vertrag keine Klausel einfügen, die für eine Partei belastend und für die andere vorteilhaft ist (z. B. eine Klausel über den Ausschluss von Garantien, an die der Verkäufer gesetzlich gebunden ist), ohne den Parteien deren Inhalt und Rechtswirkung klar und umfassend zu erläutern.

Der Notar sollte mit besonderer Sorgfalt darauf achten, dass Bedeutung und Wirkung solcher Klauseln von den Parteien verstanden und gebilligt werden, unabhängig davon, ob es sich um Hypotheken- oder andere Bankverträge und im Allgemeinen um standardisierte Verträge handelt (d. h. solche, die auf der Grundlage von Mustern oder Formularen erstellt werden, die für eine unbestimmte Anzahl von Urkunden erstellt wurden) oder ob sie von Verbrauchern (Personen, die den Vertrag nicht in Ausübung einer gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit, d. h. gewöhnlich, abschließen) geschlossen werden.

Der Notar muss von der Ausübung seines Amtes Abstand nehmen, wenn er sich in einem direkten oder indirekten Interessenkonflikt mit den Parteien oder einer von ihnen befindet oder befinden könnte.

Der Notar muss nicht nur den Willen der Parteien ermitteln und sie hinsichtlich des Vertrags oder der Urkunde beraten, die am besten geeignet ist, das von ihnen angestrebte praktische Ergebnis zu erzielen, sondern kann auch eine Beratungstätigkeit ausüben, durch die er den Willen der Parteien beeinflussen und ihn in Richtung eines anderen praktischen Ergebnisses als dem ursprünglich gewünschten lenken kann, wenn er dies für angebracht hält, um die betroffenen Interessen besser auszugleichen oder rechtswidrige Handlungen oder Handlungen, deren Auswirkungen für die Parteien unklar sind, zu vermeiden.

Bei der Ausübung dieser Tätigkeit darf der Notar die Absichten der Parteien weder einschränken noch beeinflussen. Er kann sie vielmehr lediglich bei der Auswahl derjenigen Urkunde(n) anleiten, mit denen das von ihnen frei und bewusst gewünschte Rechtsergebnis am besten erreicht wird. Kann der Zweck der Parteien auf verschiedene Weise erreicht werden, muss der Notar Inhalt und Rechtswirkung der zur Erreichung des Zwecks infrage kommenden Urkunden klar und umfassend erläutern und die Parteien über die damit verbundenen Steuer- und Beratungskosten informieren.

Darüber hinaus können Notare aufgrund ihrer spezifischen Kenntnisse im Zivil-, Handels- und Steuerrecht auch unabhängig von der notariellen Urkunde Gutachten (mündlich oder schriftlich) insbesondere zu Vertrags-, Erbschafts-, Unternehmens- und Steuerfragen erstellen. Sie können auch als Schiedsrichter bei Streitigkeiten fungieren, die Gegenstand eines Vergleichs sein können (d. h. sie können wie ein privater Richter über Streitigkeiten entscheiden, für die sich die Parteien nicht an die Justizbehörde wenden).

Im Rahmen der Steuerberatung hat der Notar die Pflicht, die Parteien darauf hinzuweisen, dass sie bei Vorliegen der Voraussetzungen die Anwendung der steuerbegünstigenden Bestimmungen beantragen können.

Der Notar hat die Pflicht, keine Handlungen oder Verfahren zu empfehlen, die auf einen Rechts- oder Gläubigerbetrug abzielen oder die Anwendung von Steuergesetzen umgehen oder umgehen sollen. Er muss die Parteien auf die Risiken und Folgen hinweisen, die sich daraus ergeben können.

Notarielle Urkunden können öffentliche Urkunden oder beglaubigte private Dokumente sein.

Die öffentliche Urkunde muss von einem Notar errichtet werden, während die private Urkunde auch von anderen (und zwar von jedermann) errichtet werden kann.

Der Ehrenkodex für Notare legt fest, dass der Notar, auch wenn er ein privates Dokument beglaubigen muss, das von anderen erstellt wurde (das heißt von den Parteien selbst, von Fachleuten oder von anderen Personen ihres Vertrauens), überprüfen muss, ob das Dokument den gesetzlichen Bestimmungen entspricht und den wahren Absichten der Parteien entspricht. Dazu gehört auch, dass er es vor der Unterzeichnung liest.

Daher ist der Unterschied zwischen einer öffentlichen Urkunde und einem von einem Notar beglaubigten privaten Dokument erheblich geschrumpft.

In der Praxis sind die Hauptunterschiede folgende:

• Die öffentliche Urkunde muss von einem Notar errichtet werden. Wird sie nicht vom Notar persönlich verfasst, muss sie von ihm den Parteien vorgelesen werden, die alle gleichzeitig vor dem Notar anwesend sein müssen. Sie muss in italienischer Sprache abgefasst sein (ggf. mit einer Übersetzung in eine Fremdsprache) und von den Parteien und dem Notar gleichzeitig unterzeichnet werden. Sie muss (außer in Ausnahmefällen) in der Urkundensammlung des Notars aufbewahrt werden und unterliegt daher der Aufsicht des Verwalters des Notararchivs.

Eine Privaturkunde muss nicht von einem Notar erstellt werden, sie muss den Parteien nicht vorgelesen werden und kann von mehreren Notaren beglaubigt werden (die jeweils die Echtheit der Unterschriften und die Identität der Parteien beglaubigen, die die Urkunde in ihrer Anwesenheit unterzeichnet haben). Der Notar ist nicht verpflichtet, die Urkunde aufzubewahren, kann sie aber den Parteien im Original aushändigen. (Bei Urkunden, die der Offenlegung von Immobilien- oder Geschäftsrechten unterliegen, schreibt der Ehrenkodex jedoch vor, dass der Notar auch Privaturkunden in seiner Dokumentensammlung aufbewahren muss, sofern die Parteien nicht deren Rückgabe verlangt haben.)

Die notarielle Urkunde muss klar und vollständig sein, damit die Parteien ihren Inhalt und ihre Rechtswirkungen verstehen können.

Daher sollten bei der Abfassung einer notariellen Urkunde Begriffe (d. h. Wörter) und stilistische Klauseln vermieden werden, die nicht der wahren Absicht der Parteien entsprechen oder keine präzise rechtliche Bedeutung haben. Darüber hinaus sollten bei der Wahl von Begriffen, sofern möglich, unter Wahrung der Genauigkeit der Rechtssprache solche bevorzugt werden, deren Bedeutung auch für Personen, die mit der Rechtssprache nicht vertraut sind, unmittelbar ersichtlich ist.

Insbesondere wenn es sich um einen Immobilienverkauf oder einen anderen Immobilienvertrag handelt, muss die notarielle Urkunde Folgendes enthalten: die genaue Identifizierung der Grundstücke (durch die Katasterbeschreibung und die Angabe nicht-generischer Grenzen).

Es ist außerdem ratsam, der notariellen Urkunde Auszüge aus Katasterkarten oder Plänen sowie einen Hinweis auf etwaige Rechte beizufügen, die die Nutzung oder Verfügbarkeit der Immobilie einschränken (z. B. Dienstbarkeiten, Bau- oder Nutzungsbeschränkungen, Hypotheken usw.). Öffentliche Immobilienurkunden dürfen grundsätzlich keine Klauseln enthalten, die die Pflicht des Notars ausschließen oder einschränken, zu überprüfen, ob die betreffende Immobilie frei von Hypotheken, Zwangsvollstreckungen oder anderen Belastungen ist.

Solche Klauseln könnten möglicherweise nur in absoluten Ausnahmefällen und aus berechtigten Gründen zulässig sein.

Die Kosten der notariellen Urkunde umfassen sowohl die Gebühren und Vergütungen für die Berufstätigkeit des Notars als auch die Höhe der Steuern, Abgaben und Kosten, die für die notarielle Urkunde und für die Tätigkeit anfallen, die der Notar gesetzlich vor und nach der Errichtung der notariellen Urkunde ausüben muss.

Die für die Urkunde anfallenden Gebühren können beträchtlich sein, und der Notar ist verpflichtet, diese auch dann zu zahlen, wenn er den entsprechenden Betrag nicht erhalten hat. Daher kann der Notar gesetzlich die Übernahme der notariellen Urkunde und die Ausführung seiner Tätigkeit ablehnen, wenn er vor der Urkunde nicht den fälligen Betrag für Steuern, Auslagen und sein Gehalt erhalten hat.

Auf Wunsch des Auftraggebers muss der Notar in der Rechnung die für die notarielle Urkunde anfallenden Kosten (Steuern, Gebühren etc.) und Honorare (Gebühren, Provisionen etc.) detailliert aufführen.

Für Beratungsleistungen und andere professionelle Dienstleistungen, die nicht direkt mit der notariellen Urkunde in Zusammenhang stehen, hat der Notar Anspruch auf ein Honorar, das er mit dem Kunden vereinbaren oder nach den vom Notarrat festgelegten allgemeinen Kriterien festlegen kann, auch auf der Grundlage der Honorare für ähnliche Fälle oder Angelegenheiten.

Handelt es sich um eine öffentliche Urkunde, ist der Notar verpflichtet, diese den Parteien (bei einer Urkunde mit Zeugenbeteiligung auch vor Zeugen) vollständig vorzulesen.

Die Verlesung der Urkunde darf nicht hastig oder unvollständig erfolgen. Die Pflicht zur Verlesung wird nicht ordnungsgemäß erfüllt, wenn sich die Parteien in einer solchen Entfernung vom Notar befinden, dass sie die Verlesung nicht deutlich hören können.

Die Parteien können beim Notar eine Fotokopie der Urkunde anfordern, um deren Verlesung zu erleichtern. Bei privaten Urkunden ist eine Verlesung gesetzlich nicht vorgeschrieben. Der notarielle Ehrenkodex schreibt jedoch vor, dass die Urkunde vor der Unterzeichnung verlesen werden muss, damit der Notar überprüfen kann, ob die Urkunde den Absichten der Parteien entspricht.

Die Tätigkeit des Notars endet nicht mit der Unterzeichnung der Urkunde, sondern muss auch die gesetzlich oder durch den Auftrag der Parteien vorgeschriebenen Formalitäten erledigen. Bei einigen Formalitäten (z. B. Grundbucheintragungen, Grundbucheinträge und Erbschaftsregistereinträge) ist der Notar gesetzlich verpflichtet, diese zeitnah oder innerhalb eines kurzen Zeitrahmens zu erledigen; bei anderen (z. B. Hypothekeneintragungen) ist es ratsam, dass der Notar diese so schnell wie möglich erledigt, um Schaden für die Parteien zu vermeiden.

Der Notar gewährleistet, dass die notarielle Urkunde dem Willen der Parteien entspricht, den er ermittelt und an die zwingenden gesetzlichen Bestimmungen angepasst hat (d. h. an die gesetzlichen Bestimmungen, von denen der Wille der Parteien nicht abweichen kann).

Er haftet nämlich, wenn die notarielle Urkunde nichtig ist, weil sie offensichtlich unerlaubt oder rechtswidrig ist; und er haftet auch, wenn die Urkunde für nichtig erklärt wird, weil eine Partei aufgrund ihres Alters oder offensichtlicher Unfähigkeit, zu verstehen oder zu wollen, nicht die Rechtsfähigkeit besitzt, sie zu vollstrecken, oder in jedem Fall, wenn die Urkunde aus einem anderen Grund für nichtig erklärt wird, der dem Notar zuzuschreiben ist.

Bei Immobilienurkunden, die der Notar im Auftrag der Parteien erstellt, prüft er üblicherweise anhand der öffentlichen Register (Grundbuch und Kataster), ob die Immobilien in den letzten zwanzig Jahren mit Hypotheken, Zwangsvollstreckungen, Pfändungen, Dienstbarkeiten oder anderen Beschränkungen belastet waren, die ihre Verfügbarkeit oder Nutzung einschränken. Er haftet für alle Schäden, die der Partei entstehen, die diese Beschränkungen ignoriert und sich dabei berechtigterweise auf die Feststellungen des Notars verlässt.

Soll der Notar diese Prüfung über einen Zeitraum von mehr als zwanzig Jahren durchführen (z. B. um etwaige Dienstbarkeiten festzustellen) oder bei anderen Stellen Auskünfte einholen (z. B. um die Übereinstimmung des Gebäudes mit Bauvorschriften, Bebauungsvorschriften usw. zu überprüfen), ist ein entsprechender Auftrag an den Notar erforderlich, den dieser annehmen muss. In jedem Fall kann der Notar beim Verkauf einer durch Ersitzung erworbenen Immobilie, die nicht vom Richter festgestellt wurde, dem Käufer nicht garantieren, dass der Verkäufer der tatsächliche Eigentümer ist.

Ebenso wenig kann er garantieren, dass jemand, der im Grundbuch oder in den Grundbüchern als Eigentümer eingetragen ist, die Immobilie aber seit mehr als zwanzig Jahren nicht mehr besitzt, tatsächlich der Eigentümer dieser Immobilie ist (die Immobilie könnte durch Ersitzung erworben worden sein, auch wenn diese nicht durch einen Gerichtsbeschluss festgestellt wurde). Laut Gesetz überwacht der Notarrat die strikte Einhaltung der Pflichten des Notars (einschließlich der Verpflichtung zum Ersatz von Schäden, für die er verantwortlich ist) und greift auf Anfrage ein, um Streitigkeiten zwischen dem Notar und seinen Klienten zu schlichten.

Mit Beschluss Nr. 2/56 des Nationalen Notarrates vom 5. April 2008 wurde der Text über die Grundsätze der Berufsethik für Notare genehmigt und im Amtsblatt Nr. 177 vom 30. Juli 2008 veröffentlicht.